Votre to-do-list semble ne jamais vouloir diminuer ? Vous avez l’impression d’avoir toujours la tête sous l’eau ? Il est peut-être grand temps d’appliquer une nouvelle méthode d’organisation du travail afin d’améliorer votre productivité et de gagner du temps ainsi que de la sérénité. C’est ce que vous promet l’application de la méthode GTD, ou « Getting Things Done ». Quels sont les grands principes de la méthode GTD ?
La méthode GTD : définition
La paternité de la méthode GTD, ou Getting Things Done, revient à David Allen, consultant américain en management et spécialiste de la productivité. Il la développe dans son livre «S’organiser pour réussir ».
En Français, la méthode GTD peut se traduire par « l’art de faire en sorte que les choses soient faites« .
La méthode d’organisation du travail « GTD » repose sur 4 principaux objectifs :
- Gérer ses priorités de manière optimale ;
- Libérer son esprit en écrivant et en priorisant les tâches à effectuer ;
- Faire baisser le niveau de stress drastiquement ;
- Atteindre des objectifs clairement définis ;
Cette méthode d’organisation repose sur l’inventaire des taches à réaliser et sur la planification des actions associées.
Si le concept semble simple, la méthode GTD demande une grande discipline pour l’appliquer et surtout pour s’y tenir sur la durée.
2- Les étapes d’application de la méthode GTD
La méthode GTD repose sur 5 étapes que l‘on peut décomposer ainsi :
Étape 1 : Collecter
Vous aimez les to-do-list ? Si oui, ça tombe bien puisque vous devez préalablement établir une liste de l’ensemble des tâches à effectuer. Notez même celles qui vous paraissent les plus insignifiantes et/ou les plus rapides à effectuer.
A ce stade, contentez-vous simplement de noter ce qui vous vient en tête sans hiérarchiser.
Étape 2 : Traiter
La deuxième étape consiste à traiter cette liste de tâches pour en déduire les actions à mettre en place.
S’il n’y a pas d’action immédiate à faire pour cette tâche, vous pouvez soit rayer la tâche, soit la mettre en stand-by.
Dans le cas contraire, tout dépend de son caractère d’urgence et de simplicité de réalisation. La réalisation de la tâche prend moins de 2 minutes ?
- Oui : réalisez la tâche tout de suite pour pouvoir la rayer de votre to-do,
- Non: organisez-la, ce qui constitue l’étape suivante.
Étape 3 : Organiser
Les tâches qui ne peuvent pas être réalisées en moins de 2 minutes doivent être organisées en plan d’actions. En gros, face à une tâche, vous avez trois possibilités :
- Reporter : La charge de travail est trop importante par rapport au temps dont vous disposez ? Reportez-la à une date ultérieure dans votre planning ;
- Déléguer : La tâche peut aussi bien être effectuée par une autre personne ? Si vous disposez d’une équipe ou de partenaires en freelance, demandez-vous si vous ne pourriez pas leur déléguer certaines tâches pour vous libérer du temps ;
- Planifier : vous allez agir en « mode projet » en identifiant les différentes tâches à réaliser et en suivant régulièrement leur avancement.
Étape 4 : Réviser
La méthode GTD implique de faire régulièrement le point et de réviser périodiquement les différentes actions.
En effet, de nouvelles tâches arrivent régulièrement, de nouvelles urgences viennent bousculer le planning et, dans tout ça, vous devez assurer la gestion des tâches déjà planifiées.
Cette révision régulière, hebdomadaire ou quotidienne par exemple, permet de :
- Revoir la liste de tâches à réaliser (tâche à ajouter, tâche à rayer etc.),
- Réévaluer la priorisation des tâches,
- Suivre l’avancement de la réalisation des tâches en cours,
- Vérifier que votre organisation fonctionne bien.
Étape 5 : Exécuter
Collecter, trier, organiser, c’est bien ! Mais au boulot maintenant ! Par quoi commencer ?
Avant d’effectuer une tâche dans votre journée, demandez-vous si :
- le contexte et l’environnement de travail sont adéquats pour la réalisation de la tâche en question ;
- vous disposez du temps nécessaire pour réaliser la tâche ;
- vous avez l’énergie et la motivation pour exécuter la tâche, sinon il peut-être bénéfique de la reporter (par exemple d’une fin de journée au lendemain ou après une séance de sport!) ;
Si une nouvelle tâche à effectuer survient, reprenez la méthode du début : est-elle urgente ? Peut-elle être réalisée en moins de 2 minutes ? Pouvez-vous la déléguer ? Etc.
Et rappelez-vous : vous avez le droit de dire non ! Parfois, il faut savoir reporter la réalisation d’une tâche à une date ultérieure, voire la confier à quelqu’un d’autre !
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