La matrice de quoi ? Pas de panique, je vais tout vous expliquer ! Nous passons un temps fantastique dans une journée à réaliser des tâches peu, voire pas utiles du tout. Le plus souvent, nous ne nous en rendons même pas compte et nous nous épuisons à courir après le temps. La matrice d’Eisenhower est l’outil idéal pour gagner en productivité : simple d’utilisation et efficace.
Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?
Plus qu’un outil, il s’agit en réalité d’une méthode militaire mise au point par Dwight David Eisenhower, 34ème Président des USA. L’objectif est de prioriser facilement et efficacement les tâches à réaliser en fonction de deux axes : Importance et Urgence.
Vous vous retrouvez ainsi avec une matrice à 4 entrées qui permet de définir la deadline d’exécution et la possibilité d’externalisation :
- 1 – tâches importantes et urgentes : à exécuter immédiatement et soi-même ;
- 2 – tâches importantes mais non urgentes : à planifier et à exécuter soi-même ;
- 3 – tâches non importantes, mais urgentes : tâches à exécuter rapidement mais pouvant être déléguées;
- 4 – tâches non importantes et non urgentes : ce sont des tâches que vous devriez purement et simplement abandonner.
Comment utiliser la matrice d’Eisenhower ?
Se dessiner un tableau
Tout d’abord, faites-vous un tableau que vous pouvez imprimer et coller au mur face à votre bureau. Il servira de base à votre travail d’organisation.
| Urgent et non important (à déléguer) | Urgent et important (à faire en priorité) |
| Non urgent et non important (à abandonner) | Non urgent et important (à planifier) |
Maintenant que vous avez votre tableau, le plus difficile reste à faire. Nous avons tendance à ne rien vouloir abandonner, à tout considérer comme urgent ou à l’inverse, à tarder à planifier. C’est ainsi que des tâches importantes mais non urgentes deviennent d’une urgence absolue une fois au pied du mur.
Classer ses tâches dans le tableau
Reprenez votre agenda, votre to-do-list et placez les tâches à exécuter dans chaque tableau. Rappelez-vous toujours que l‘importance prime sur l’urgence.
- Les tâches importantes (pour vous) sont celles qui vous permettent d’avancer dans votre travail et qui ont une forte valeur ajoutée.
- Les tâches urgentes sont celles qui requièrent une attention immédiate, de par le temps nécessaire pour les réaliser ou parce que la deadline approche.
Faisons un exercice simple.
Vous venez de recevoir un mail de l’Administration fiscale vous intimant de procéder au paiement de vos impôts au plus tard dans les 2 mois : dans quelle case du tableau placez-vous cette tâche « paiement des impôts » ?
Réponse : A ce stade, la tâche est importante, mais non urgente. Vous devez donc la planifier.
Admettons que vous n’ayez pas planifié cette tâche et l’ayez oubliée. Vous vous en rappelez la veille de la date limite de paiement : dans quelle case du tableau placez-vous cette tâche « paiement des impôts » ?
Réponse : La tâche est non seulement toujours importante mais elle est devenue urgente : vous devez l’exécuter vous-même immédiatement car la conséquence est lourde (10% de majoration en cas de retard de paiement).
Vous avez compris le principe ! Pour ne plus perdre de temps sur des tâches inutiles et zapper complètement les activités qui ont réellement du sens pour vous, adoptez la matrice d’Eisenhower au quotidien, c’est un outil d’organisation très puissant.
Vous avez besoin de temps pour vous consacrer aux activités propres à votre cœur de métier ? N’hésitez pas à déléguer certaines de vos tâches administratives ou marketing : parlons-en ensemble !