Pour bien terminer l’année, vous avez fait votre bilan et il apparaît que vous pourriez faire mieux niveau organisation ? Cette année, vous désirez mettre en place des méthodes efficaces pour améliorer votre productivité sans vous épuiser ? J’ai ce qu’il vous faut ! Je vous présente 4 méthodes d’organisation ultra efficaces pour votre business.
1- La technique Pomodoro : la méthode de gestion du temps
Cette technique a été mise au point par Francesco Cirillo, auteur et consultant.
La technique « Pomodoro » consiste à délimiter les périodes de travail et les périodes de pause pour se concentrer intensément sur une tâche durant un certain laps de temps sans laisser aux évènements extérieurs la possibilité de nous perturber.
Comment mettre en œuvre cette méthode de gestion du temps ?
- Préparez votre journée : de préférence la veille, découpez votre to-do-list en tâches pouvant être réalisées en 25 minutes ;
- Régler votre minuteur sur 25 minutes et accomplissez votre tâche;
- Accordez-vous une pause de 5 minutes (loin des écrans!) ;
- Recommencez 4 fois cette alternance de 25 minutes de travail/5 minutes de pause ;
- Accordez-vous une pause de 30 minutes toutes les 4 sessions (toutes les 2h).
4- La matrice d’Eisenhower : une méthode de priorisation
Il s’agit d’une méthode militaire mise au point par Dwight David Eisenhower. L’objectif est de prioriser facilement et efficacement les tâches à réaliser en fonction de deux axes : Importance et Urgence.
Comment utiliser la matrice d’Eisenhower ? Faites-vous un tableau que vous pouvez imprimer et coller au mur face à votre bureau. Il servira de base à votre travail d’organisation. Il s’agit d‘une matrice à 4 entrées permettant de définir la deadline d’exécution et la possibilité d’externalisation.
| Urgent et non important (à déléguer) | Urgent et important (à faire en priorité) |
| Non urgent et non important (à abandonner) | Non urgent et important (à planifier) |
Ensuite, placez vos différentes tâches à exécuter dans chaque case du tableau en gardant à l’esprit que l‘importance prime sur l’urgence.
3- La méthode Tim Ferris pour booster sa productivité
Vous avez peut-être feuilleté son livre au titre évocateur « La semaine de 4 heures ». La promesse de Tim Ferris : travailler moins, gagner plus et vivre mieux.
Voici les 5 conseils qu’il donne pour parvenir à cette vie de rêve :
- Commencer la journée par faire la liste des tâches que vous souhaitez réaliser ;
- Définir les « bonnes » activités : il est plus important d’accomplir les bonnes tâches que de bien les accomplir. Ces « bonnes activités » telles que définies par Tim Ferris sont celles que nous n’avons pas envie de faire, qui déclenchent un sentiment de rejet mais qui sont véritablement importantes.
- Prendre 1h chaque matin pour accomplir ces tâches que l’on est réticent à accomplir : et cela, avant tout autre activité. Mark Twain a d’ailleurs nommé cette méthode « Eat that frog », expression reprise par Brian Tracy dans un de ses livres. « Avaler la grenouille » signifie exécuter la tâche la plus difficile ou la plus importante le plus tôt possible pour en être ensuite libéré.
- Définir des tâches spécifiques : consiste à découper sa to-do-list en sous-tâches très spécifiques plutôt qu’en une tâche trop large.
4- La méthode GTD : pour respecter ses deadlines
La méthode GTD (ou Getting Things Done) de David Allen doit vous permettre d’être efficace, de terminer vos tâches à l’heure, et surtout : sans stress ! Grâce à une meilleure organisation du travail, vous accomplissez un maximum de tâches de manière efficace.
Comment appliquer la méthode GTD ? David Allen a défini un workflow en 5 étapes :
- Collecter les tâches, les projets, les idées : faire la liste des tâches à accomplir, y compris les plus rapides et insignifiantes ;
- Traiter les tâches, projets, idées : si la tâche prend moins de 2 minutes à accomplir, faites-la immédiatement. ;
- Organiser les tâches en plan d’actions mesurables : planifier ou déléguer les tâches les plus longues et/ou complexes;
- Réviser les actions et ajuster : faire un point périodique sur la progression des tâches (chaque soir, en fin de semaine etc) ;
- Exécuter les tâches : c’est le passage à l’action, vous réalisez les tâches planifiées plus tôt dans la journée ou dans la semaine.
Voici brossées à grands traits 4 méthodes d’organisation à mettre en œuvre au quotidien dans votre business pour prioriser votre to-do, gérer votre temps et gagner ainsi en productivité ! Il en existe bien d’autres ! Quelles sont vos préférées ?
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