La comptabilité fournisseur est une branche de la comptabilité générale. Elle vise à maîtriser les différentes transactions que vous effectuez avec l’ensemble des fournisseurs de votre entreprise. Certes, la comptabilité fournisseur est plus complexe dans les grandes entreprises, mais même les plus petites doivent y prêter particulièrement attention pour maîtriser leurs coûts de gestion.
1- Comptabilité fournisseur : à quoi ça sert ?
Très logiquement, la comptabilité fournisseur s’entend comme l’ensemble des techniques comptables enregistrant les opérations entre l’entreprise et les fournisseurs. Il s’agit de gérer le processus de traitement des factures fournisseur depuis leur réception jusqu’à leur paiement. Pour faire court : la facture est l’élément clé de la comptabilité fournisseur !
Les objectifs de la comptabilité fournisseur peuvent se lister ainsi :
- Maîtrise des coûts de gestion de l’entreprise : via le suivi en temps réel des engagements pris par l’entreprise auprès des fournisseurs ;
- Amélioration de la comptabilité générale : via suivi scrupuleux des comptes fournisseur, et donc des achats effectués ;
- Établissement d’un référentiel des fournisseurs : il vous permet d’identifier les fournisseurs à risque pour une meilleure maîtrise des approvisionnements.
2- Comptabilité fournisseur : que devez-vous suivre ?
Concrètement, la comptabilité fournisseur consiste à :
1- Traiter les factures avec un maximum d’organisation : réception en un lieu unique, contrôle des factures (numéro, montant etc.), numérisation si nécessaire, paiement en contrôlant la trésorerie. Enfin, vous devez les archiver car ces documents doivent être conservés obligatoirement 10 ans.
2-Gérer la TVA : sauf pour les auto-entreprises en dessous d’un certain seuil car elles bénéficient d’une franchise de TVA
3- Suivre les comptes fournisseurs
4- Payer les fournisseurs dans les délais indiqués sur le devis/facture.
La comptabilité fournisseur doit vous permettre de gérer de manière optimale les dépenses liées à votre activité effectuées auprès de vos fournisseurs.
3 – Mon entreprise est-elle concernée par la comptabilité fournisseur ?
Toutes les entreprises ayant des dépenses sont concernées.
Si cela semble plutôt concerner les grandes entreprises, pour les TPE aussi le suivi de la comptabilité fournisseur est primordiale. Du côté des auto-entrepreneurs, ils ont pour seule obligation de tenir un registre des achats.
Ce qui change réellement entre grandes et petites structure, c’est le volume de factures à traiter. Pour les plus grandes, celui-ci peut aller jusqu’à 600 factures mensuelles.
4- Les outils pour gérer la comptabilité fournisseur
Pour gérer au mieux votre comptabilité fournisseur, vous pouvez mettre en place :
- Un logiciel comptable : mise en place d’un suivi automatique et d’un enregistrement intégral de toutes les opérations comptables fournisseurs. Les logiciels les plus avancés proposent des fonctionnalités comme le paiement automatique ou l’enregistrement des factures.
- Des indicateurs de pilotage : pour mesurer la performance de la comptabilité fournisseur de l’entreprise, et effectuer le rapprochement entre les factures et les commandes(devis). Suivez ainsi : le nombre de factures par type d’achat (ou par fournisseur), la numérisation et l’archivage, ou encore le rapprochement entre les commandes (devis) et les factures.
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