Vous connaissez la corvée des notes de frais ? En entreprise, la gestion des notes de frais est souvent incontournable. Ce document, papier ou numérique, permet aux collaborateurs de demander à l’employeur le remboursement de dépenses engagées dans le cadre de l’activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. Que devez-vous savoir pour bien les gérer ?
Le remboursement des notes de frais : quelles obligations ?
Pour se faire rembourser, le salarié doit :
- Produire la note de frais dans un délai raisonnable défini par l’employeur: passé ce délai, celui-ci n’a plus l’obligation de rembourser ;
- Joindre un justificatif des dépenses : soyez ferme à ce sujet car en cas de contrôle fiscal, vous devrez obligatoirement produire les justificatifs de vos salariés;
- Effectuer des dépenses proportionnées et réalisées dans le cadre de ses activités professionnelles dans l’intérêt de l’entreprise.
Si ces conditions sont réunies, l’employeur a l’obligation de rembourser les frais. Ces remboursements sont :
- Exonérés de charges sociales dans les limites prévues par l’URSSAF : au-delà, ils sont perçus comme des avantages en nature ;
- Exonérés d’impôt sur le revenu pour les salariés.
Le remboursement de frais professionnels n’est pas un élément de rémunération.
Comment présenter une note de frais?
Il s’agit d’un document, sous format papier ou numérique, regroupant l’ensemble des dépenses soumises au remboursement de l’employeur. Il n’existe pas de modèle précis. De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de gestion des notes de frais adapté à leurs processus. D’autres utilisent Excel ou les remplissent à la main sur papier. Le support n’est pas important.
L’important en revanche est de faire apparaître certaines mentions obligatoires:
- La date de la dépense ;
- Le type de dépense ;
- le montant HT ainsi que le montant TTC ;
- Le montant de la TVA.
Bon à savoir : la TVA peut-être récupérée sur le remboursement de certaines dépenses. C’est notamment le cas pour les frais de péages, la location d’utilitaires, le carburant (selon le type de véhicule et de carburant) ou encore les frais de stationnement.
Note de frais : frais réels ou forfait ?
Pour rembourser les notes de frais, vous pouvez opter pour le remboursement aux frais réels ou forfaitaire. SPOILER : l’une des deux méthodes vous simplifie le quotidien !
Frais réels
Si vous choisissez le remboursement aux frais réels, vous devez rembourser vos salariés en fonction des dépenses réellement effectuées. La démarche peut-être complexe puisqu’elle implique d’obtenir les notes de frais, de les vérifier, puis les rembourser sur la fiche de paie.
Le remboursement forfaitaire
Avec le remboursement au forfait, vous évitez la gestion quotidienne des notes de frais. En effet, l’employeur détermine un montant destiné à couvrir les frais des salariés. Ceux-ci disposent alors d’une somme globale, versée en avance, qu’ils peuvent (ou non) utiliser. Les salariés n’ont plus à fournir de justificatifs de leurs dépenses.
La méthode du forfait permet aux entreprises de mieux maîtriser les budgets liés aux déplacements professionnels de leurs salariés. Attention toutefois, toutes les dépenses ne sont pas concernées par ce forfait.
Besoin d’aide pour la gestion de vos de notes de frais ? Faites appel à votre assistante Freelance !