Le moment est arrivé, votre affaire a du succès, vos bras ne suffisent plus à faire tourner la boutique. Plus le choix, vous allez devoir recruter ! Cette étape effraie souvent les entrepreneurs, qui se retrouvent perdus dans les obligations administratives. Quelles sont les formalités d’embauche pour un premier salarié ?
1-Déclarer votre salarié auprès des organismes sociaux
Via la DPAE (déclaration préalable à l’embauche)
Celle-ci doit être transmise dans les 8 jours avant l’arrivée dans l’entreprise de votre salarié.
Pour votre toute première embauche, vous devrez faire votre déclaration sur le site de l’Urssaf afin de créer votre compte employeur : Faire sa 1ère DPAE. Vous devrez fournir une copie de l’accusé de réception à votre salarié. Cette déclaration est très importante car c’est par celle-ci que sont effectuées :
- votre immatriculation en tant qu’employeur à la sécurité sociale ;
- l’immatriculation de votre salarié auprès de la sécurité sociale ;
- votre affiliation au régime d’assurance chômage ;
- l’adhésion à un service médical du travail et la demande pour la visite médicale d’embauche ;
- la liste des salariés embauchés en vue des déclarations sociales.
Attention, la DPAE ne s’applique pas aux stagiaires.
Via le Titre emploi-services entreprise
Le TESE est destiné à simplifier les formalités sociales liées à l’emploi de salariés. Depuis le 1er janvier 2020, il peut être utilisé par toutes les entreprises, quel que soit leur effectif. Les avantages du dispositif sont nombreux, notamment : un seul formulaire en ligne pour accomplir les formalités liées à l’embauche : déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et contrat de travail.
Renseignez-vous sur : www.letese.urssaf.fr
2-Vous affilier auprès d’une caisse de retraite
Dans la perspective de votre première embauche, vous devez contacter les caisses de prévoyance afin de les informer de votre volonté de mettre en place la retraite complémentaire, AGIRC (cadres) et/ou ARRCO (non cadres), dans votre entreprise. L’affiliation est obligatoire pour tous les salariés.
Pour connaître la caisse de retraite complémentaire à laquelle vous devez adhérer ainsi que les taux de cotisation applicables, vous devez connaître l’identifiant de votre convention collective (IDCC) : j’embauche mon 1er salarié
3- Ouvrir un registre unique du personnel
Dès lors que vous embauchez votre premier salarié, même en stage, vous devez tenir un registre unique du personnel récapitulant l’identification du salarié, la date d’embauche et de départ ainsi que le type de contrat de travail. Il peut être sous format papier ou informatique.
4- Informer l’inspection du travail et le SST
Informer l’inspection du travail
Vous devez informer l’inspection du travail de votre toute première embauche par lettre recommandée avec AR dans les 8 jours suivant celle-ci.
Adhérer au SST et visite d’information et de prévention
Vous devez adhérer à service de santé au travail (SST) et organiser la visite d’information et de prévention de votre salarié dans les 3 mois suivant la prise de poste.
5- Rédiger le contrat de travail
Même si le CDI à temps plein n’a pas l’obligation d’être conclu à l’écrit, il est vivement recommandé d’en établir un car il permet de préciser les éléments essentiels : rémunération, durée du travail, période d’essai, qualification, attributions du salarié, convention collective applicable etc.
Attention, le CDD ou les contrats d’alternance (professionnalisation, apprentissage) doivent respecter un formalisme bien précis.
Vous connaissez maintenant les principales obligations administratives résultant de l’embauche de votre premier salarié. Si toutefois vous préférez déléguer ces formalités pour gagner du temps et de la tranquillité d’esprit, contactez-moi !