Lorsqu’on est en freelance, nous avons souvent besoin de travailler à distance, tout en permettant à nos clients de connaître nos avancées et de communiquer facilement. Il est important d’avoir des outils faciles d’utilisation pour travailler à distance.
Ce n’en est que plus vrai avec la période actuelle, qui nous force à trouver de nouvelles solutions pour travailler et continuer à être productif à distance.
Voici la liste de mes 10 outils préférés pour travailler à distance et que j’utilise au quotidien :
Dropbox
S’il y a bien un outil dont on ne peut se passer, c’est bien sûr les outils de partage de documents en ligne.
Dropbox vous permet de partager tous vos dossiers en temps réel avec vos clients. Toute les modifications qui y sont apportées apparaissent immédiatement chez votre client (sous réserve d’une connexion internet active bien sûr).
Je vous recommande d’utiliser SmartSync qui vous permet d’avoir le dossier Dropbox directement sur votre ordinateur, sans devoir passer par l’interface en ligne, qui n’est pas des plus pratiques !
Il y a une version gratuite, l’outil devient payant si vous avez trop de volumes de documents à partager.
Egalement utile et avec la même utilisation : Google Drive, One Drive… De même, les outils sont gratuits mais peuvent devenir payants si vous avez un trop grand volume de documents partagés.
Whatsapp, c’est ce que j’ai trouvé de mieux pour communiquer facilement avec mes clients. Cela permet d’envoyer des messages écrits, mais également des messages vocaux, des documents…
De plus, il existe une application web pour pouvoir s’en servir sur l’ordinateur et ainsi pouvoir l’utiliser, même si on ne souhaite pas avoir son téléphone à côté pour des raisons de concentration.
Il y a même une fonction qui permet de faire des recherche dans la discussion pour retrouver une information. Extrêmement pratique !
C’est un outil entièrement gratuit.
Il existe également une option Business qui vous permettra d’envoyer des messages à vos clients, en vous permettant de bien séparer votre vie personnelle de votre vie professionnelle !
Wunderlist (Microsoft To-Do)
L’un de mes outils préférés pour travailler à distance a toujours été Wunderlist.
C’est une application de To-Do List hyper pratique et plutôt jolie visuellement.
Elle permet de partager les listes de tâches afin que vos clients puissent y indiquer directement ce qu’ils attendent de vous, vous pouvez attribuer des tâches à des personnes, ajouter des pièces jointes, mettre des dates limites, des commentaires…
Malheureusement, Wunderlist n’existera plus à partir du mois de mai, c’est Microsoft To-Do qui a repris le relai. Quasiment toutes les fonctions sont disponibles, mais je n’ai pas encore eu le temps de tout voir !
En plus, le petit « ting » quand on indique que l’on a fini une tâche est juste jouissif !
Gratuit.
Trello
Je pense qu’il n’est plus utile de présenter Trello qui est un outil de gestion de projet construit par des listes et des cartes. De nombreux entrepreneurs en vantent les mérites sur leurs réseaux, et je ne fais pas exception !
Trello s’adapte à tous vos besoins et vous permet de faire des tableaux pour chaque projet, chaque planification, peu importe votre secteur d’activité et vos besoins.
Vous pouvez bien sûr travailler en collaboration, puisqu’il est possible de partager les tableaux, d’attribuer des cartes à des personnes, ajouter des pièces jointes, des dates limites. Il y a également bon nombre d’options payantes qui permettent d’être plus productif que jamais, comme la liaison avec vos autres outils (Dropbox par exemple) !
De plus, vous pouvez le personnaliser avec des images et des couleurs à votre goût !
Un outil indispensable quand on est freelance !
Slack
Slack est utile si vous devez travailler en équipe ou en collaboration avec plusieurs personnes. Ou simplement si vous souhaitez créer du lien au sein de vos équipes.
Vous pouvez créer plusieurs chaînes de conversation par sujet. La plate-forme s’apparente aux forums internet qui étaient très à la mode aux débuts d’internet.
Vous pouvez vous adresser à toute votre équipe ou à une ou plusieurs personnes en particulier, envoyer des documents… Il est aussi possible de le relier à vos autres outils comme Dropbox, Trello etc. Il y a également la possibilité d’envoyer des messages privés.
Gratuit.
Zoom
Le logiciel de visioconférence a explosé depuis le début de la crise sanitaire et les confinement obligatoires. C’est l’outil parfait pour travailler à distance avec vos clients de façon confortable !
Il vous permet de faire des visioconférence à 2 jusqu’à plusieurs dizaines de personnes, ce qui est très pratique ! Vous pouvez aussi envoyer des messages privés, partager votre écran et envoyer des documents.
Gratuit.
Un autre outil similaire développé par Microsoft : Microsoft Teams.
L’outil est très similaire. Il fonctionne également par le biais d’invitations envoyées par email avec des fonctions comme le partage d’écran.
J’espère que cette liste vous aura donné des idées pour collaborer plus étroitement avec vos clients à distance ! N’hésitez pas à me contacter pour des questions sur leur fonctionnement ou pour mettre en place des process de travail adaptés !